Veranstaltungen in der Jahresplanung - Teil 2
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- Geschrieben von Anita Knöller
Der optimale Termin nach externen Faktoren
Berücksichtigen Sie auch, ob es sich um eine regelmäßig zu wiederholende Veranstaltung handelt mit jahreszeitlichem Charakter oder ob die Veranstaltung einmalig durchgeführt wird.
Die meisten Veranstaltungen finden von Mai bis Juli und von September bis Oktober statt.
Zu beachten sind:
- Verfügbarkeit der gewünschten Location.
- Ferien- und Urlaubszeiten der Zielgruppe und der Destinationen.
- Konkurrierende Veranstaltungen im gleichen Zeitraum und in der gleichen Region.
- Großveranstaltungen wie z.B. Weltmeisterschaften populärer Sportarten. Hier besteht die Gefahr, dass weniger Anmeldungen eingehen, wenn die Großveranstaltung während des Akquisezeitraums oder gar während der Veranstaltung stattfindet.
- Saisonal abhängige Flug- und Hotelkosten.
- Saisonal und regional abhängige ausreichende Flugverbindungen.
- Bedeutende lokale Veranstaltungen wie z.B. größere Messen und Veranstaltungen im gleichen Zeitraum und Ort, auch wenn diese nicht mit Ihrer Veranstaltung konkurrieren, verursachen erhöhte Übernachtungskosten und Ressourcenknappheit.
- Für die Jahreszeit zu erwartendes Wetter bei wetterabhängigen Veranstaltungen, aber auch unter Berücksichtigung einer unproblematischen Anreise der Teilnehmer, z.B. kann starker Schneefall eine Anreise sowohl mit dem PKW, als auch mit der Bahn oder per Flug unmöglich machen.
- Berücksichtigung des idealen Zeitpunkts für etwaige Sponsoren, z.B. bei saisonalen Produkten des Sponsors.
- Berücksichtigung der zeitlichen Ressourcen etwaiger Dienstleister, die von außen hinzugezogen werden sollen.
- Berücksichtigung der Lieferzeiten des Materials für den technischen Ablauf.
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Bildquelle: © Fritz Alt