Wie lassen sich Verhandlungen mit Referenten gestalten?

Haben Sie bei den Referenten eine Vorauswahl getroffen, so geht es darum, mit ihnen Kontakt aufzunehmen, um die Verfügbarkeit und die Kosten abzuklären. Um Zeit zu sparen, sollte die Vorauswahl immer gleich mehrere Referenten für ein Thema vorsehen, für den Fall, dass Ihr Hauptfavorit zu diesem Termin bereits gebucht ist oder Ihr Budget übersteigt. Legen Sie sich vorab ein Gesamtbudget fest, das für die einzelnen Programmpunkte unterteilt werden sollte.

Dass ein Keynote-Speaker in der Regel mehr kostet, als Referenten, die noch keinen so hohen Bekanntheitsgrad haben, ist nachvollziehbar. Bei den anderen Referenten sollte allerdings die Höhe des Honorars nicht allzu sehr schwanken, aus Gründen der Fairness und auch aus eigenem Interesse. Auch die Referenten sprechen untereinander. Legen Sie also am besten ein einheitliches Honorar für die Themen fest, die eine gleiche Dauer haben und eine gleiche Qualifikation erfordern und machen Sie nur eine Ausnahme, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie auf einen bestimmten Referenten nicht verzichten können, er oder sie aber nicht zum angebotenen Honorar bereit ist, den Vortrag zu halten.            

Übersteigt der Keynote-Speaker oder ein anderer Referent Ihr Budget, so versuchen Sie es doch mal mit zusätzlichen Gegenleistungen, ähnlich eines Sponsoringpakets. Für einen Teil der Referenten kann Ihre Veranstaltung auch eine Plattform darstellen, um seine eigenen Leistungen zu präsentieren. So ein Angebot darf natürlich nur einigen wenigen vorbehalten sein, ansonsten wird es zum Problem gegenüber den tatsächlichen Sponsoren. In der Regel lassen alle Referenten und Redner mit sich verhandeln. Je interessanter die Veranstaltung für den Referenten ist, je mehr Teilnehmer erwartet werden bzw. je mehr die Zielgruppe dem Bedarf des Referenten entspricht und je besser die persönlichen Beziehungen zum Referenten, desto wahrscheinlicher sind auch die Aussichten auf einen Nachlass im Honorar.

Verhandlungen mit Referenten

Für die Honorarverhandlungen sollten Sie sich genauso wie bei der Vorausauswahl Zeit lassen. Sprechen Sie, falls notwendig, mehrmals mit dem Referenten und erklären Sie ihm Ihre Situation, falls die Vorstellungen auseinander klaffen. Oft ergeben sich in Gesprächen Möglichkeiten, mit denen jeder der Partner mit einem guten Gefühl der Vereinbarung zustimmen kann.

Bei allem Interesse, die Kosten so gering wie möglich zu halten, dürfen Sie jedoch nicht aus den Augen verlieren, dass die Veranstaltung von den Menschen geprägt wird, die hier mitwirken. Je motivierter sie ihrem Publikum gegenüber treten, je mehr sie Ihre Kunden begeistern können, desto besser wird auch der bleibende Eindruck bei Ihren Teilnehmern sein. Gerade bei Keynote-Speakern ist es in der Regel sinnvoll, etwas mehr für eine Persönlichkeit mit hohem Bekanntheits- und Beliebtheitsgrad auszugeben, da er einen nicht geringen Anteil an Teilnehmern allein aufgrund seiner Anwesenheit anzieht, als das Risiko einzugehen, weniger bzw. weniger begeisterte Teilnehmer zu haben.

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© Foto: Thorsten Knöller

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