Nutzungsvereinbarungen mit Eventlocations
- Details
- Geschrieben von Anita Knöller
Eventlocations unterbreiten Ihnen in der Regel eine Nutzungsvereinbarung, die nach Ihren Vorgaben erstellt wurde. Achten Sie dennoch auf die Details. Je besser die Vereinbarung auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten ist, desto einfacher ist die anschließende Abwicklung. In einem Nutzungsvertrag sollten insbesondere folgende Punkte beinhaltet sein:
- Beginn und Ende der Veranstaltung
- Nutzungsgebühr
- Nebenkosten
- Catering
- Haftung und Versicherung
- Hausordnung
- Protokoll
Beginn und Ende der Veranstaltung
Lassen Sie Beginn und Ende der Veranstaltung in der Nutzungsvereinbarung für jeden einzelnen gemieteten Raum und für alle gemieteten Nebenräume gesondert auflisten inkl. der einzelnen Auf- und Abbauzeiten, z.B. Mozartsaal von, bis, Datum, Uhrzeit.
Das schafft Klarheit über die Nutzungsdauer sämtlicher angemieteten Räumlichkeiten. Ist z.B. eine begleitende Fachmesse mit vorgesehen, so werden die Foyers für den Auf- und Abbau bereits früher benötigt, als Räume, die bereits bestuhlt und für die Veranstaltung nutzungsbereit zur Verfügung stehen. Sind aufwändige Standbauten vorgesehen, so sollte die Auf- und Abbauzeit nicht zu knapp bemessen werden.
Nutzungsgebühr
Zusätzlich zur Gesamtsumme aller angemieteten Räume, dem Personal, dem Catering, Garderobe, Reinigung, Müllbeseitigung und sonstigen Leistungen, ist es sinnvoll, die Kosten für jeden Raum und jeden einzelnen Posten nochmals einzeln aufzulisten.
So können Sie je nach Buchungslage der Veranstaltung ersehen, wie hoch die Kostenersparnisse sind, wenn einzelne Räume storniert werden müssen bzw. wie hoch die Mehrkosten sind, falls noch einzelne Räume dazu gebucht werden müssen. Auch wenn die Veranstaltung mehrmals in der gleichen Location durchgeführt werden soll, hat man eine genauere Kalkulationsgrundlage.
Nebenkosten
Sind in der Nutzungsgebühr keine Nebenkosten enthalten, so können noch Strom-, Wasser-, Heizungs-, Klima-, Reinigungs- und Müllbeseitigungskosten hinzukommen. Ebenso Kosten für Personal der Location wie Hausmeister, technische Betreuung, Aufsichts- und Kontrollpersonal usw. Außerdem können Kosten für die Bereitstellung von Kommunikationsmitteln, PC’s, Garderoben, Seminartechnik usw. anfallen. Daher ist es wichtig, diese Kosten als einzelne Posten mit aufzulisten.
Catering
Auch die Kosten des Catering sollten bei den Vertragsverhandlungen mit der Location gleich berücksichtigt werden und mit dem Caterer der Location parallel dazu mitverhandelt werden.
Sind Sponsoren vorgesehen, die Speisen und Getränke an die Veranstaltungsteilnehmer ausgeben oder sind im Begrüßungspaket Obst, Wasser und Riegel vorgesehen, so ist im Vorfeld mit dem Caterer der Location diese Ausgabe abzusprechen und in die Vereinbarung mit aufzunehmen.
Haftung und Versicherung
Da für Schäden während der Veranstaltung aufgrund unsachgemäßer Nutzung der Veranstalter haftet, muss auch gleich mit den Vertragsverhandlungen an die Versicherung gedacht werden und die Voraussetzungen am besten vor Unterzeichnung der Nutzungsvereinbarung mit der Versicherung besprochen werden.
Hausordnung
Die Hausordnung ist in der Regel Bestandteil des Nutzungsvertrags und sollte somit auch vor Unterzeichnung durchgesehen werden. Für Veranstaltungen während der warmen Jahreszeit sollte auch die Nutzung der Freianlagen durch die Teilnehmer in den Pausen geregelt werden.
Protokoll
Erstellen Sie bereits bei Ihrem ersten Besuch ein Protokoll, das Sie im Anschluss dem Bankettleiter oder Ihrem zuständigen Ansprechpartner zur Verfügung stellen. Ergänzen Sie dieses Protokoll bei weiteren vor Ort Terminen oder Telefonaten und lassen Sie es von der Location bestätigen, insbesondere die Absprachen über die Technik und den gesamten organisatorischen Ablauf.
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