Checkliste Eventlocation
- Details
- Geschrieben von Anita Knöller
Haben Sie eine Vorauswahl der für Ihre Veranstaltung in Frage kommenden Location getroffen, so steht die Besichtigung an. Nehmen Sie sich hierfür ausreichend Zeit und versetzen Sie sich schon bei der Anfahrt in die Lage Ihrer Teilnehmer. Machen Sie sich Notizen zur Anfahrt, die Sie später für die Wegbeschreibung verwenden können.
Lassen Sie die nähere Umgebung auf sich einwirken. Wie ist Ihr Eindruck und wie wird dieses Umfeld auf Ihre Teilnehmer wirken.
Nehmen Sie die Location bereits von außen gut in Augenschein. Auch für die Besichtigung der Location ist es angebracht sich eine Check-Liste zu recht zulegen, die in etwa wie folgt aussehen könnte:
- Entspricht die Location von außen und innen in Aussehen und Ausstattung Ihren Vorstellungen und Erwartungen und genügt sie den Ansprüchen Ihrer Teilnehmer
- Entspricht das Ambiente der Location vom Eingang bis zu den Vortragsräumen der geplanten Veranstaltung
- Ist die Location ansprechend, gut gepflegt oder bemerkt man schon Abnutzungserscheinungen
- Entspricht die Größe der Räumlichkeiten den Anforderungen der Veranstaltung
- Lässt die Location dem Veranstalter und den Teilnehmern genügend Freiräume
- Ist ausreichend Tageslicht vorhanden
- Können Außenbereiche z.B. für die Pausen oder Outdoorprogramme mitgenutzt werden
- Sind die Räumlichkeiten nicht nur ansprechend, sondern auch funktionell
- Gibt es Zusatzräume für Personal, Presse, VIP, Aufenthaltsräume für Referenten, Stauraum,…
- Sind ausreichend Toiletten und sonstige Sanitätsräume vorhanden, gibt es Umkleideräume,…
- Gibt es Einschränkungen zu beachten, die für die Veranstaltung wichtig und von Bedeutung sind, z.B. schlechte oder unzureichende Zufahrtswege für LWK’s Ihres Aufbauteams, der Aussteller und Sponsoren
- Wie sehen die Entlade- und Belademöglichkeiten aus, sind lange Laufwege beim Auf- und Abbau zu beachten, wie ist die Belastbarkeit des Bodens
- Kann es zu Schwierigkeiten oder Verzögerungen beim Auf- und Abbau kommen, z.B. durch fehlende Aufzüge, durch die Art der Ausstattung der Räumlichkeiten, da sie leicht beschädigt werden kann
- Stehen für den Auf- und Abbau genügend Hausmeister zur Verfügung, die bei Schwierigkeiten weiterhelfen können
- Entspricht die technische Ausstattung den Anforderungen der Veranstaltung, was ist vorhanden und was muss evt. zusätzlich mitgebracht werden
- Was steht an Kommunikationsmitteln wie Telefon, Fax, Internetzugang, Funkgeräte usw. zur Verfügung
- Ist Übersetzung notwendig, so ist zu prüfen, ob ein Raum für Simultanübersetzung zur Verfügung steht und gleich die Kosten für die Nutzung abzuklären
- Ist die Akustik gut und sind die Räumlichkeiten akustisch abtrennbar
- Wie sieht die Entsorgung von Müll aus, gibt es ausreichend Strom- und Wasseranschlüsse, gibt es eine Klimaanlage, ist die Belüftung ausreichend, sind ausreichend Sanitäranlagen vorhanden.
- Wie ist die sonstige Infrastruktur, sind genügend Reinigungskräfte vorhanden
- Gibt es eine Hausordnung, die einzuhalten ist und evtl. die Veranstaltung in einzelnen Bereichen einschränkt
- Ist das Personal der Location ausreichend und für die Veranstaltung geeignet
- Wie sieht die Mitwirkung der Veranstaltungsstätte in Bezug auf die Abwicklung der Veranstaltung aus
- Entsprechen die Preisvorstellung Ihrem Budget und der zu erwartenden Einnahmen, gibt es Verhandlungsspielräume
- Stehen zum Zeitpunkt Ihrer Veranstaltung ausreichend Zimmer für die Teilnehmer, Gäste und Ihr Personal in der Location oder in unmittelbarer Umgebung der Location zur Verfügung und wie hoch sind die Übernachtungskosten
- Entspricht das Angebot des Caterers Ihren Vorstellungen und genügt es den Ansprüchen Ihrer Teilnehmer
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Bildquelle: © Thorsten Knöller