Organisatorischer Ablauf im Vorfeld einer Veranstaltung
- Details
- Geschrieben von Anita Knöller
Festlegung von Arbeitsprozessen und Aufgabenverteilung
Der organisatorische Ablauf beginnt mit der Idee für die Veranstaltung. Bereits hier sollten Sie sich Gedanken über das Zeitbudget, den personellen Aufwand und über die finanziellen Möglichkeiten machen.
In einer Arbeitsmappe können die organisatorischen Schritte als To-Do- und Checklisten aufgeführt werden unterteilt in einzelne Bereiche wie z.B.:
Location, Tagungsprogramm, Rahmenprogramm, Sonderveranstaltungen, Werbemittel/Drucksachen, Marketing/Öffentlichkeitsarbeit, Kostenübersicht, Auf- und Abbau, Check-In, Transportplan, Technik, Abhol- und Übernachtungsübersicht, GEMA, Ordnungsamt, Versicherungen, Referenten- und Künstlerkontakte, Dolmetscher, Moderatoren, Sanitäter, Presse, Fotografen, Catering, Benefits,…
Hier wird bis ins kleinste Detail festgelegt, wer was bis wann wie erledigt. Diese Arbeitsmappen sind auch eine gute Grundlage für Organisationsmeetings, damit jeder involvierte Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt einen Überblick hat, was bereits erledigt ist, was noch getan werden muss und ob die Zeitplanung eingehalten wird.
In der Orga-Mappe sind alle Einzelheiten aufzuführen, die für die Durchführung der Veranstaltung zu erledigen sind und seien sie noch so nebensächlich. Diese Arbeitsmappe ist äußerst wichtig, damit kein Detail verloren gehen kann und nichts übersehen wird. Machen Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Team Gedanken darüber, welche Punkte berücksichtigt werden müssen und ergänzen Sie die Liste, um neu besprochene Programminhalte.
Sie behalten mit der To-Do-Liste den Überblick, wie gut Sie im Zeitplan liegen. Außerdem kann anhand der regelmäßigen Kontrolle festgestellt werden, ob die Einteilung der Aufgaben korrigiert werden muss, für den Fall, dass einer der Mitarbeiter überfordert ist oder zu viele Aufgaben erhalten hat und andere Mitarbeiter eventuell bereits ihrem Zeitplan voraus sind, denen man dann neue Aufgaben zuweisen kann.
Mehr zum Thema: Veranstaltungsmanagement