Erstellen eines Fachtagungsprogramms
- Details
- Geschrieben von Anita Knöller
Ist alle Vorarbeit geleistet und sind alle Details mit den Referenten bzw. Redner abgesprochen, so können Sie an die Feinabstimmung des Fachtagungsprogramms gehen. Ein Zeitraster mit den gewünschten Themen haben Sie ja bereits vor Kontaktaufnahme mit den Referenten erstellt. Dieses wird also nur noch an die zeitlichen Absprachen und eventueller Modifizierung anders vereinbarter Vortragstitel angepasst.
Die Räume werden je nach erwarteter Teilnehmerzahl für die einzelnen Referenten bzw. Vorträge festgelegt. Für Hauptredner und Keynote-Speaker bzw. für besonders interessante und wichtige Themengebiete der Zielgruppe, wird der größte zur Verfügung stehende Saal reserviert. Für Roundtables und Arbeitsgruppen sind die kleinsten Räume vorgesehen und für Diskussionsrunden und Symposien ist es sinnvoll die Raumgröße so zu wählen, dass das Publikum noch gut aktiv mit eingebunden werden kann.
Den Ausstellern Ihrer begleitenden Fachmesse und Ihren Sponsoren können Sie im Rahmen Ihrer Veranstaltung als zusätzliche Leistung Firmenpräsentationen in Form von Produkt- und Dienstleistungspräsentationen anbieten. Auch hier gilt, je mehr Nutzen der Teilnehmer mitnehmen kann, desto mehr Teilnehmer können erwartet werden.
Handelt es sich um eine reine Produktpräsentation, so kann Ihr Aussteller bzw. Sponsor zwar davon ausgehen, dass ausschließlich Kongressbesucher daran teilnehmen, die sich auch für dieses Produkt interessieren. Wird jedoch ein Vortrag von allgemeiner Bedeutung angeboten, der Bezug zum Produkt hat, so besteht die Chance auch weitere Teilnehmer und somit weitere Kunden zu gewinnen.
Sind Firmenpräsentationen im Programm, so weisen Sie diese am besten gesondert aus, damit die Teilnehmer Bescheid wissen, dass es sich hier um Produktpräsentationen bzw. Präsentationen von Dienstleistungen handelt. Für die Firmenpräsentationen wählen Sie am besten einen Raum, der nicht zu groß ist, damit der Kontakt zu den Teilnehmern hergestellt werden kann.
Wichtig ist, dass die Teilnehmer frei wählen können, welche Veranstaltungen sie besuchen möchten, so dass die einzelnen Veranstaltungen daher zeitlich so aufeinander abgestimmt sein sollten, dass es möglichst zu keinen Überschneidungen kommt. Bei Einteilung der Zeitraster in 90 Minuten Blöcke, haben Sie die Möglichkeit Ihren Teilnehmern ausreichenden Wissenstransfer zu gewährleisten und können gleichzeitig parallel kürzere Zeiteinheiten bei Roundtables, Symposien oder Arbeitsgruppen anbieten, die passend unterteilt trotzdem einen Wechsel zwischen den einzelnen Veranstaltungen ermöglichen, ohne dass es zu Überschneidungen kommt.
Eine Unterteilung in verschiedene Angebote bietet sich auch deshalb an, da die Raumgrößen in Kongresszentren und Tagungshotels meist sehr unterschiedlich sind, also vom großen Vortragssaal mit hoher Teilnehmerkapazität bis hin zu Konferenzräumen mit einem Fassungsvermögen von 25-30 Teilnehmern, und diese dann optimal genutzt werden können.
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